前几天，我的一位朋友说起她有一次急着去查询自己的车辆违章记录，在需要填写发动机编号的地方卡住了。朋友显然背不出发动机编号，而印有编号的行驶证又没有随身携带。最后她费了好大周折拿到证件，才能开始查询违章情况。
后来我发现，除了朋友行驶证上的发动机编号以外，还有不少实体凭证的信息也可能让人出现急用时抓狂的窘境，例如：
- 毕业证 / 学位证 / 资格证书
- 礼品卡 / 会员卡
- 公司抬头 / 税号 / 营业执照 / 特许经营牌照
这些证件平时可能不会经常使用，但真要到使用时往往很难立刻找到。接下来，我会根据自己几年来的实际经验，来介绍一下我对「实体凭证」管理的心得。
为什么会这么麻烦？
个人觉得，这类凭证之所以让人觉得麻烦，其实还是一个「非数字化」带来的问题。事实上，总有一些卡片纸质印刷品或者手写资料或凭证，天生就不是数字化的。
值得注意的是，这类信息往往还有一些「诡异」的特征：
- 使用频率不高
- 使用后，也不能产生巨大收益
- 但使用不上的话，可能会额外增加大量的时间成本
打个不是很确切的比方，我把这类信息称为「黑天鹅」信息。这里，借鉴「黑天鹅」事件的概念，指那些平时不太可能发生的低频事件，一旦发生却会造成巨大损失或影响。
对于我那个想要急用发动机编号的朋友而言，她对这种「黑天鹅」就深有体会。
探索解决方法
我一开始就轻视了这个问题。我以为，只要将这些实体证件简单数字化就能搞定这件事了，根本不值得思考。
弯路 1：拍照记录
我相信，不少人首先想到的方法是通过手机拍照，用照片记录下「实体证件」。
这个方法起初有相当高的优越性，因为保存信息的操作成本很低。但是，最终我发现还是没法精确检索，只是存了几十上百张图片而已，临到用时还是找不到。
弯路 2：手机备忘录
后来，我有意识的把后续的实体凭证照片记到了备忘录里。
备忘录里可以添加一些简单描述，如果有时间，我甚至会把一些证件编号写下来，记在备忘录的照片后面。这样下次复制粘贴编号也省事了。不过，有时忘记或懒得把图片里的字记录下来，事后就会比较麻烦。
如果只是面向个人的轻量级管理，也许可以止步于用备忘录来解决了。不过，我这里还有更多的工作用的凭证，所以备忘录对我来说还不够好。
我一直觉得备忘录应该是一个临时记录的地方，而不是长期堆砌证件的地方。凭证这类东西显然应该放在一个适合长期记忆的「外部大脑」上。所以，我采用了号称「第二大脑」的印象笔记，在其中开设几个笔记本专门管理这些内容。
我的凭证管理流程
下面是我管理实体凭证的整个流程，分为 3 个步骤。
预设几个笔记本
由于我需要管理的实体凭证多到必须分类存放，因此我创建了多个笔记本，每个笔记本管理一大类凭证。
我的分类方式是按照凭证本身的类型，如果你没有那么多分类，可以只分「工作用凭证」和「个人用凭证」两类。再或者，就简单干脆地开设一个笔记本，叫作「所有凭证」，这也是我最早的分类方式。
随着时间的推移，我们会发现某些有共性的特征会显露出来，例如：如果存放的账单特别多，那么自然而然就可以开设一个「账单」的笔记本专门存放账单。这是一个根据实际存放文件增加而「进化」的过程，所以不太需要在初期做出过度设计。
总之，简单就好，不用刻意为了分类而分类。我并不提倡为简单事情提供过度复杂的流程。
使用快速的记录入口
凭证的录入，也是本着尽量「简单不折腾」的原则。
拍照录入
多数情况下，我的凭证是 通过拍照传入印象笔记的。运用印象笔记的通知中心 Widget（小组件） ，我在自己的� iPhone 上创建一个照相录入的入口。需要录入时，直接把手机屏幕滑倒 Widget 页，然后
- 点击照相入口，拍下凭证
- 选择印象笔记识别的图片类型 （默认选「文档」，因为可以进行图内文字识别）
- 最后，选择要保存的笔记本即可
复制粘贴录入
一些工作场景下，一份凭证的照片或文字描述是别人发给我的，这时就不再需要拍照保存了。
相应的，我会添加一个「印象笔记·剪贴板」的 Widget。这个 Widdget 会监视手机上的剪贴板，当我的手机复制了一些图片或文字时，就可以通过这个 Widget 快速保存剪贴板内容到印象笔记的笔记本中。
遗憾的是，目前这些剪贴板内容只能保存到「我的剪贴板」这个固定的笔记本中，所以需要事后定期整理到各个凭证分类的笔记本中。
其它快速录入的入口
有时收到邮件后，也可以转发到印象笔记的私有邮箱，形成一份笔记。但和「复制粘贴」这个方法一样，这篇笔记也是固定在某个「默认笔记本」中，需要事后整理。
很久以前，我这样使用过，随着邮件使用频度降低，加之「复制粘贴」的便利，现在已经不再使用这个方法了。所以，邮件入口仅仅提供给经常需要使用电子邮件并夹带凭证的朋友们作为参考。
临到用时的查找
我只要打开印象笔」，在搜索框上直接键入要找的关键字，所需凭证信息就会立刻出现在眼前，哪怕是图片上的文字，也能找到（仅对氪金用户）。
写在最后
实体证件的管理是一个比较低调，但对需要的人而言，很实用甚至救命的场景。我之所以选择印象笔记，是因为它能较好的满足我以下三个需求：
- 可以检索图片上的文字 （需要购买高级版）
- 信息多平台云同步，Windows / Mac / iOS / Android 可随时获取信息
- 移动端支持 Widget，可以方便快速录入「凭证信息」
在管理证件的过程中，我发现除了实体证件，下面这些虚拟凭证可能更加适合直接使用印象笔记来进行管理：
- 软件的许可证 / 授权码
- 可作为凭证 / 证据的电子邮件
- 一些说明性较强的电子文档或截屏图片
- 电子账单
上月，我有幸受邀参加了印象笔记的 6 周年纪念活动，可喜地看到了印象笔记很多积极的变化。例如，上面提到的剪贴板保存到笔记的功能。
相信将来随着印象笔记的功能增强，数字记录的应用场景也会越来越广，不仅仅是写写日记 / 报告之类，而是把实体和虚拟的信息都转换为数字化的管理。
这样，我们就不再会因为「忘掉什么」或「找不到什么」而手忙脚乱了。